A dificuldade de se expressar é um problema recorrente entre profissionais e um dos principais obstáculos enfrentados pelas empresas na busca pelos melhores resultados. A informação mal transmitida e mal digerida causa conflitos nas equipes, o que, além de improdutivo, é desgastante para todos os envolvidos. Pensando nisso, o portal Exame publicou 13 dicas para aprimorar sua capacidade de se fazer entender no trabalho:

1. Tenha uma meta

Antes de começar uma conversa, pense no resultado. Ter foco no objetivo final faz com que a discussão tenha foco e rapidez. Quando começar a falar, diga a seu ouvinte o que você pretende. “Revele, em uma ou duas frases, o que será tratado”, diz Reinaldo Polito, professor de expressão verbal do Instituto Reinaldo Polito, de São Paulo.

2. Inclua seu interlocutor

Um bom jeito de ser ouvido com atenção é mostrar a seu interlocutor que ele faz parte da solução. Isso ajuda a pessoa a se comprometer. Para incluir o outro na conversa, use o pronome “nós”, que deixa claro que há algo a ser compartilhado. “Use o ‘você’ somente para elogiar”, diz Vera Martins, da Assertiva, consultoria de São Paulo.

3. Mantenha o respeito

Ao conversar sobre algum assunto mais delicado, demonstre respeito. Olhe nos olhos de seu interlocutor e leve os argumentos dele em consideração. “Fale com a pessoa, não para a pessoa”, diz Reinaldo Passadori, do Instituto Passadori, especializado em educação corporativa, de São Paulo.

Demonstre que a conversa não é unilateral e que você também está aberto a ouvir. Tome cuidado para manter a firmeza, mas evite a agressividade.

4. Pergunte mais

Procure compreender a perspectiva da outra pessoa, fazendo perguntas para esclarecer o assunto. Repetir as palavras do interlocutor ajuda a conferir se você interpretou o que foi dito corretamente.

Para direcionar a conversa, formule questões objetivas quando tiver dúvidas, do tipo: “Quando isso aconteceu?”. Se o assunto precisar de esclarecimentos, use perguntas amplas, como: “Por que você chegou a essa conclusão?”.

5. Escute de verdade

Quando uma pessoa fala, nem sempre os outros escutam. Prestar atenção é uma qualidade importante do comunicador. Uma maneirade evitar devaneios durante uma conversa é olhar para a pessoa e não interrompê-la.

Evite planejar mentalmente uma resposta enquanto o outro ainda estiver falando — isso também distrai. Ouvir atentamente não significa virar estátua. Dê sinais de que está prestando atenção. “Acene com a cabeça e use expressões de acompanhamento, como ‘sim’ e ‘entendi’”, diz Reinaldo Polito.

6. Fique atento ao tom

Nada pior do que ouvir pedido de desculpas ou elogio que soa falso. A maneira como as pessoas interpretam o que é dito não depende apenas do conteúdo,­ mas também da forma como se fala. Lembre-se que o tom da voz e a postura corporal transmitem mensagens. “Evite o sarcasmo e a ironia”, diz Reinaldo Passadori. Fale com naturalidade.

7. Cuidado com a linguagem corporal

Seu corpo fala tanto quanto sua voz — e há muito mais tempo. A linguagem corporal foi desenvolvida pelos homens antes da linguagem falada. O cérebro é preparado para detectá-la e compreendê-la. Durante uma conversa, cuide da postura e de sua fisionomia. “Verifique se há coerência entre o que você diz e o modo como seu corpo se comporta”, diz Reinaldo Polito.

8. Faça críticas objetivas

Se for criticar, coloque o foco no comportamento inadequado, e não na pessoa. É difícil mudar uma personalidade, mas é possível ajudar alguém a ter uma atitude mais adequada com sugestões objetivas e impessoais.

9. Argumente com exemplos

Evite ser impreciso ou generalizar demais. Em vez de dizer que a pessoa se atrasa, aponte casos específicos que provem seu argumento, como lembrar que ela chegou tarde nos quatro últimos dias. No caso de uma reunião, tente usar exemplos e histórias para reforçar sua argumentação e ajudar os participantes a fixar melhor a pauta.

10. Use “e” em vez de “mas”

Se quiser fazer um elogio, evite construções do tipo “Adorei a ideia, mas será que podemos adaptá-la?”. Quando se fala “mas”, o interlocutor desconsidera o elogio e fixa a atenção na crítica.

O melhor é construir frases unidas pela conjunção “e”. “Adorei a ideia e acho que uma abordagem diferente seria mais eficaz”, por exemplo. Esse artifício faz com que a outra pessoa ouça seu ponto com mais tranquilidade.

11. Não fique na defensiva

Vários problemas de comunicação poderiam ser evitados se os profissionais não ficassem na defensiva. Adote uma postura assertiva. Faça perguntas para explorar as diferenças de pontos de vista. “À medida que as defesas diminuem, a capacidade de compreender argumentos aumenta”, diz Vera Martins, da consultoria Assertiva.

12. Saiba ficar em silêncio

Ficar calado pode ser muito útil. O silêncio permite a quem escuta ganhar tempo para processar o que foi dito e a organizar os pensamentos antes de uma resposta apressada. “Ficar em silêncio não significa entrar mudo e sair calado, mas suspender a fala por alguns momentos para proporcionar reflexão”, diz Reinaldo Polito.

13. Pratique a empatia

A diversidade de pontos de vista é enorme porque todo mundo tem os próprios valores e influências que moldam o jeito de enxergar o mundo. Por isso, a melhor maneira de se fazer entender é tentar se colocar no lugar do outro para imaginar como determinada informação será encarada. “Pense em como gostaria de ser tratado se estivesse no lugar do outro”, diz Reinaldo Polito.

Via Portal Administradores.

“Quando o feedback leva o profissional a se sentir encorajado é sinal que o processo foi bem feito pelo líder”, diz a coach Bibianna Teodori.

Dar feedback é algo comum na vida de um líder. Mas, quem disse que é fácil? Para que a ação cumpra o efeito desejável, é preciso ter bastante cautela para não traumatizar o funcionário receptor e compremeter assim toda a carreira dele. Segundo a coach Bibianna Teodori, alguns profissionais podem encarar a mensagem como uma crítica e, claro, se abalar com a atitude se ela não for feita da forma correta.

“Muitos ficam na defensiva e se sentem humilhados ou envergonhados. Mas normalmente isso acontece quando o feedback não foi aplicado corretamente”, afirma a especialista.

Segundo ela, a ação só surte o devido efeito se o receptor encará-la como um estímulo, utilizando-a assim para o seu crescimento.

“Quando o feedback leva o profissional a se sentir encorajado a encontrar soluções, melhorar ou adotar uma postura proativa, é sinal que o processo foi bem feito pelo líder.”

Para ela, é necessário que o emissor do feedback aponte os caminhos produtivos e enriquecedores para o funcionário, para que assim o aprendizado possa ocorrer.

“Deve-se encorajar o colaborador, esclarecer pontos da situação atual e visar a solução dos problemas, além do aprimoramento de habilidades”, finaliza.

A especialista Bibianna Teodori lista abaixo 7 regras para você dar o “feedback ideal”, sem causar traumas ou más impressões:

1. Descreva o comportamento ou o acontecimento que merece atenção, exatamente como ocorre, sem fazer juízo de valores.

2. Seja especifico, não geralista. Qual comportamento deve ser melhorado ou aprimorado?

3. O feedback deve ser voltado para a necessidade do receptor, e não do emissor. A ação não é feita para extravasar raiva, decepção ou qualquer emoção negativa.

4. Foque no comportamento, não na identidade do receptor.

5. Ajude a tornar o feedback algo solicitado, positivo, bem recebido, e não imposto. Se você quer fazer uma bela colheita, precisa de terra e sementes saudáveis.

6. Dê o feedback rapidamente, logo após um acontecimento. Quanto maior a demora, maiores serão as chanches de o interlocutor esquecer pontos cruciais e até mesmo duvidar de que as coisas aconteceram da forma como você esta dizendo.

7. Tente validar se o feedback foi absorvido. Existe uma grande diferença entre ouvir e escutar. Ouvir efetivamente significa entender e observar as informações transmitidas.

O Portal Exame.com convidou o especialista em inovação Ricardo Fasti para responder a esta pergunta. Veja, abaixo o que ele diz.

É importante recordar que inovação não é um fenômeno de 20 anos para cá: ela está intrinsecamente relacionada ao Sistema Capitalista de Produção.

A máquina a vapor e o modelo de produção em linha criado por Henry Ford são dois exemplos de inovação, mas que não são fenômenos recentes. Portanto, a fonte da inovação está no próprio ecossistema econômico.

A questão é como capturar as oportunidades para inovar. Muitos de vocês podem pensar que isso é um jogo para grandes empresas. Contudo, recordo que a Apple nasceu em uma garagem, assim como a HP. Tendo isso em perspectiva, qualquer empresa pode inovar.

As fontes de inovação derivam da curiosidade do empreendedor. Somente uma mente curiosa e obstinada em obter melhorias produtivas, avanços em processos, produtos ou soluções tecnológicas que atendam melhor às necessidades de clientes ou consumidores, conseguirá inovar. A inovação pode ser em processo de produção, em processos organizacionais ou em produtos novos.

O primeiro passo é analisar o processo de criação de valor da empresa, estudar os processos de logística e produção, de comercialização, de organização, e, principalmente, os produtos e serviços oferecidos. Entendido como funcionam em detalhe, vem a pergunta: como posso melhorar ou atender melhor a uma demanda a partir do que a empresa é hoje? Essa é a pergunta que iniciará todo o processo de inovação.

Outra pergunta que também deve ser feita pelo empreendedor: o que posso fazer para melhorar o atendimento dos clientes e consumidores reinventando a empresa? Claro que entre a primeira e a segunda pergunta há um abismo relacionado ao investimento financeiro e em tempo. Contudo, o critério de decisão é o retorno sobre o investimento, pois, às vezes, reinventar-se pode dar mais dinheiro do que permanecer onde se está: vejam o caso da IBM.

As fontes de inovação estão no olhar do empreendedor e em seu desejo de aumentar lucros de forma contínua e sustentável. É a partir dele que nasce a cultura de inovação: uma obsessiva paixão por fazer melhor, de forma mais produtiva e gerando mais valor para o cliente e, por conseguinte, maiores lucros para o empreendimento.

Ricardo Fasti é Diretor de Desenvolvimento de Negócios da BSP – Business School São Paulo.

Fonte: Portal Exame.com