A evolução do logotipo da Exotics
O logotipo da Exotics sempre acompanhou a evolução da empresa. À medida em que crescemos e novas tecnologias surgiram, procuramos incorporar essas mudanças ao logo de modo que ele expresse, de alguma forma, essa evolução.
Na figura, uma linha de tempo mostra as mudanças feitas desde a criação da Exotics até os dias de hoje.
O primeiro modelo foi feito à mão pelo Leandro e pelo Guilherme. Com o surgimento e popularização dos softwares de edição gráfica, já nos primeiros anos da empresa, informatizamos o desenvolvimento do nosso material gráfico. Entretanto, a impressão em cores ainda estava além de nossas possibilidade e, por isso, elas só foram incorporadas ao logotipo em 2001.
O círculo laranja mudou aos poucos para a forma de ondas, reforçando a ideia de movimento e transformação. Finalmente, alteramos a fonte e removemos a palavra “informática” para deixar o logotipo mais limpo até chegar no modelo atual.
Nossa intenção é expressar visualmente a imagem que temos da Exotics e que queremos transmitir ao nosso público: a de uma empresa que está sempre evoluindo ao mesmo tempo que conserva as qualidades que a transformaram no que é hoje.
Treinamentos para o Advoc e o Memorial
Com o objetivo de possibilitar uma melhor utilização dos recursos dos softwares Advoc e Memorial, oferecemos aos nossos clientes treinamentos e workshops onde, além de assistir a uma aula explanativa, o cliente pode colocar em prática o que aprendeu.
Nossa estrutura para atendimento ao cliente é composta de uma sala de treinamentos climatizada, equipada com computadores e projetor, em um ambiente que favorece a concentração e possibilita um excelente aproveitamento dos conteúdos ministrados.
Treinamento do Advoc 6
Agende seu treinamento ao adquirir o Memorial 7 , o Advoc 6 ou o Advoc 6 Financeiro. Veja aqui os assuntos tratados nos treinamentos:
Workshop do Memorial 7
Realização de cálculos de atualização monetária
Realização de cálculos de financiamentos
Realização de cálculos de factoring
Atualização e criação das tabelas de correção monetária
Emissão de relatórios
Realização de cópias de segurança
Treinamento do Advoc 6
Configuração, utilização e cadastro: layout, perfis, operadores, pessoas
Processos: criação automática, atualização de movimentações processuais, arquivamento
Notas de expediente: recebimento e criação de processos a partir das notas
Prazos e audiências: agendamento, configuração do controle de prazos e emissão de relatórios
Agenda e alarmes: utilização e gerenciamento
Utilização das guias histórico, observações, partes, números, documentos
Utilização da conta-corrente e configuração para atualização de valores através do Memorial 7
Unificação de registros
Configuração e geração de relatórios: gerencial (gráfico), processos (detalhado e resumido), pessoas, exportação para os formatos disponíveis, configuração para envio por e-mail
Geração de etiquetas de pessoas e processos
Atualização de módulos
Geração de cópia de segurança
Treinamento do Advoc 6 Financeiro
Criação e configuração de cargos e das contas do escritório
Honorários: criação de tabela de honorários, cobrança de honorários por timesheet, de acordo com o evento e cargo do operador em questão
Faturas: lançamento de valores para geração, baixa em pagamentos, desmembramento
Utilização da agenda financeira
Contas: inclusão e baixa, demonstração de movimentos do fluxo de caixa e demais contas
Documentos: geração e criação de modelos
Feliz Dia do Advogado
Parabenizamos nossos clientes e amigos advogados pelo seu dia!
Controle de Prazos
Neste post vou falar sobre um recurso do Advoc que é de fácil utilização e é de grande valia no cotidiano das atividades jurídicas.
O Controle de Prazos do Advoc fornece uma visão instantânea dos eventos digitados em fichas processuais ou na agenda, que são considerados “prazos”.
Primeiro, uma definição de prazo, no contexto do Advoc: prazos são os eventos pendentes (marcados como tal no Advoc) digitados com uma data futura (por exemplo, uma audiência digitada no Advoc com data para o próximo mês). Portanto, não se trata de uma lista de prazos legais ou judiciais, mas sim um método mais abrangente para cuidar de tudo que se visa a fazer no futuro.
O que o Advoc faz é indicar ao usuário todos os eventos pendentes cuja data futura se aproxima, sendo configurável a antecedência com a qual o usuário é informado. O usuário pode escolher ser informado de todos os eventos que vão ocorrer nos próximos três dias, por exemplo. Dessa forma o usuário tem uma espécie de visor eletrônico do que está por vir.
A forma como essa informação é mostrada é muito simples, e esse é um ponto forte do sistema: em havendo prazos para os próximos dias, o Advoc mostra um daqueles triângulozinhos amarelos com um ponto de exclamação dentro, símbolo bem conhecido na informática para chamar a atenção. Apenas isso, nada mais. Nada de gráficos estrambólicos com a quantidade de pendências, separadas por tipo, local, urgência, ou seja lá o que for, que poderia até ficar bonito, mas tornaria complexo algo que é para ser simples: “Tenho coisas importantes para amanhã! ”
Os triângulos amarelos do Controle de Prazos
Ao clicar no triângulo amarelo, aparece uma lista discriminando os prazos em “Prazos para Hoje”, “Prazos para os Próximos 3 Dias”, “Notas de Expediente Pendentes” e “Processos Desatualizados”. Ao lado de cada um desses tipos de prazos aparecerá um outro triângulo amarelo, se houver eventos que se encaixem nessa categoria. As notas de expediente pendentes e os processos desatualizados não são exatamente “prazos” no conceito do Advoc, mas estão incluídos no Controle de Prazos por serem eventos que requerem monitoramento contínuo.
A partir dessa lista de tipos de prazos, ao clicar em qualquer dos tipos o Advoc faz uma pesquisa e abre uma seleção com todos os processos que possuem esse tipo de prazo, para que o usuário possa visualizar, ou imprimir, as informações disponíveis sobre os prazos em questão.
Observe como esse mecanismo é prático: ao clicar em “Prazos para os Próximos 3 Dias”, o Advoc procura todos os processos do advogado que está operando o programa, que possuam eventos pendentes que tenham sido digitados com data futura para o período que vai de hoje até daqui 3 dias. Tudo isso com apenas um clique! Além disso, clicando no botão “Procurar” é possível alterar os parâmetros da pesquisa, por exemplo restringindo a um tipo específico de processo, ou removendo o advogado, de forma a ver os prazos de todos os advogados do escritório. Depois é só clicar em “Executar a Procura” para obter a nova seleção de processos.
A pesquisa de prazos é flexível
Nos próximos posts vou abordar outros recursos interessantes do Advoc, que às vezes esquecemos de usar, mas que podem economizar tempo ou ajudar a fornecer informações importantes para o desempenho da advocacia, nesse contexto cada vez mais competitivo.
Obrigado pela leitura, e se desejar, deixe um comentário sobre qual recurso do Advoc ou do Memorial você gostaria de ler num próximo post.
Participando de Feiras e Exposições
Imagino que você, nosso cliente leitor, já tenha recebido alguns de nossos convites para visitar nosso estande em eventos. Imagino que você já tenha nos visitado, inclusive, em algum desses. Se não, nesse post você saberá como fazemos para estar presentes em feiras, exposições e congressos.
Pois bem, a participação nesses eventos requer uma logística que envolve desde a escolha do evento até o contato pós-visitação. Em geral, somos convidados a participar de eventos que abrangem as áreas jurídica e econômica. Levamos em consideração quais seriam os mais interessantes para visitação dos clientes ou prospects (aqueles que ainda não são nossos clientes, mas podem vir a ser), em termos de local, palestras e organização. Escolhemos o tipo de estande mais adequado, que ofereça fácil circulação ao visitante e seja ao mesmo tempo convidativo.
Exotics no VI Congrejur
A partir daí, elaboramos o material de divulgação da nossa participação, que inclui inicialmente a carta-convite eletrônica e o banner de apresentação para o nosso site. Em um segundo momento, passamos para a elaboração de folders informativos dos nossos produtos, que serão distribuídos aos interessados em nos conhecer. Como gostamos de oferecer um agrado a quem nos visita, pensamos também nos brindes que farão sucesso entre os participantes.
Lançamento do Advoc 6 Financeiro
O treinamento da equipe de atendimento é o passo seguinte. Toda a equipe é preparada para atender solicitamente ao visitante e solucionar suas dúvidas. Buscamos ouvir opiniões, sugestões, críticas, para podermos aprimorar nossos produtos e atendimento. Atendemos aos visitantes e, enquanto isso, na sede da empresa, o atendimento ao cliente segue operando normalmente.
Equipe: Fabiane, Jóice, Cássia e Cristiane
Terminada a participação, gostamos de ouvir daqueles que nos visitaram a sua opinião a respeito do evento. Agendamos visitas de demonstração dos nossos produtos aos interessados, prestamos informações por telefone e por e-mail, e procuramos atender a todos com a maior presteza possível.
Desde a sua fundação, em 1994, a Exotics busca participar de feiras e congressos. Estivemos, muito antes da internet estar presente em nossa rotina de trabalho e de vida, em uma das primeiras feiras jurídicas que ocorreram no RS, a Feira de Informática Jurídica da Unisinos. Participamos em mais de uma ocasião da FenaInfo, importante evento de informática da PUCRS. Cursos e workshops também fazem parte do nosso calendário de atividades. Em 2009 estivemos presentes à primeira edição da Fenalaw de Porto Alegre. Em 2010 nosso estande esteve no V Gestão de Escritórios Jurídicos, realizado também em Porto Alegre.
Em 2011, já estivemos na II Expodireito no Rio de Janeiro e no VI Congrejur, novamente em nossa cidade mas dessa vez com mais espaço e inovações para agradar ao visitante. Em todos procuramos levar novidades e apresentar novos produtos, como o Advoc 6 Financeiro, lançado durante o VI Congrejur.
Esperamos encontrar você no próximo evento. Aguarde o convite!
Conhecendo o Suporte Técnico
Quando iniciamos a Exotics, os computadores pessoais começavam a se popularizar e ainda não se tinha uma ideia clara do rumo que as coisas tomariam. A maioria das pessoas utilizava o computador apenas como máquina de escrever e o mercado não oferecia muitas opções de softwares especializados.
Tínhamos somente uma linha telefônica, que era usada para vendas, administração e suporte técnico – telefone, na época, era artigo de luxo. A programação e as vendas ficavam por conta do Leandro e do Guilherme. A administração, o atendimento e o suporte técnico, comigo e com a Adriane (nossa primeira estagiária). Na prática, porém, cada um fazia um pouco de tudo.
À medida que a Exotics foi crescendo, percebemos que se continuássemos com a mesma estrutura poderíamos comprometer a qualidade diferenciada do nosso atendimento. Fomos, então, moldando a empresa com base na experiência que, aos poucos, era adquirida.
Contratamos mais colaboradores e criamos os departamentos de Programação, Suporte Técnico e Administração/Vendas (mais tarde surgiu o Departamento de Marketing, mas este é assunto para um próximo post). Assim, cada um passou a cuidar exclusivamente das suas funções ao mesmo tempo que conservávamos o caráter personalizado do atendimento, do qual não abríamos mão.
Atualmente, a equipe de suporte técnico é formada pela supervisora Priscila e pelos colaboradores Cristiane, Felipe, Leandro e Rafael. Nosso objetivo é, sempre que possível, solucionar a dúvida já na primeira ligação.
Cada atendimento prestado é devidamente registrado no cadastro do cliente. A Priscila inicia o dia verificando os eventos do dia anterior para identificar – e resolver – quaisquer pendências. Semanalmente, ela me apresenta um relatório com os casos resolvidos e aqueles que ainda estão em andamento (se houver). Estes últimos são analisados em conjunto comigo e, quando necessário, encaminhados ao Departamento de Programação. Depois, o contato com o cliente é retomado para que seja encaminhada a solução.
Além disso, periodicamente fazemos pesquisas de satisfação que nos ajudam a aprimorar nossas virtudes e a identificar – e corrigir – nossas deficiências.
Sei que manter a qualidade do atendimento no nível que exigimos não é uma tarefa fácil e os resultados nem sempre são imediatos. Entretanto, a relação de parceria e de confiança que estabelecemos com nossos clientes e amigos (que existe desde o início da Exotics e sem a qual não teríamos chegando até aqui) torna nosso caminho muito mais fácil.
Agradeço sua companhia e espero que tenha gostado de saber sobre a evolução do nosso suporte técnico ao longo desses 17 anos e como ele funciona hoje em dia. Aproveitando a oportunidade, comunico em primeira mão o lançamento do Advoc Financeiro, que uniu os recursos do Advoc 6 a um controle financeiro prático e completo (clique aqui e saiba tudo o que ele oferece).
Até a próxima!
Começando pelo Início
Em 1994 o Brasil mudou, e muito.
Passamos do Cruzeiro para o Real, do Tri para o Tetra campeonato mundial, perdemos o Ayrton Senna e começamos a acessar a Internet, entre tantas outras mudanças.
Nesse cenário em ebulição, três guris recém formados, eu, o Guilherme e o Alberto, começaram a Exotics Informática, numa sala emprestada, dentro do escritório de advocacia do Dr. Almerindo Prusch – casualmente, meu pai – no Centro de Porto Alegre. Era perto de tudo, e ótimo para sair a bater de porta em porta dos escritórios, oferecendo nosso primeiro programa, o Advoc 1.0, que era apenas um cadastro de processos que eu tinha feito pro meu pai.
Saímos em busca de clientes, e, sem nos darmos conta, ao invés de clientes, conquistamos amigos. As pessoas que nos atendiam percebiam que os guris, apesar de meio atrapalhados tinham, além de um bom programa, boas intenções, e isso nos abriu muitas portas. Sinto saudades das visitas aos clientes, de mostrar o programa, anotar idéias e voltar correndo pro escritório para fazer alterações no código. Sugestões dadas pelo Angelo Diehl, pelo Hélio Sant’Anna, pelo João Alfredo Mello Neto (in memoriam), pelo Adalberto Preis, e muitos outros, que ajudaram a definir o formato da ferramenta que iria se tornar essencial para todo advogado nos anos seguintes.
Tela do Advoc em 1994
Ainda naquele ano, fizemos um outro programa, o Memorial, para cálculos de liquidação de sentença, e na frente do Foro Central, de terno e gravata, distribuímos panfletos. Vendeu que nem laranja na feira, e nosso trabalho aumentou. Não dava mais pra fazer tudo sozinho, contratamos uma estagiária, e já não cabíamos mais os quatro na sala ao mesmo tempo, então tivemos de nos mudar, pra Quintino Bandeira, onde ainda estamos.
Com o passar do tempo, fizemos outros programas, sempre na área jurídica, e lançamos novas versões do Advoc e do Memorial, acompanhando a evolução dos computadores desde o Windows 3.11, até o atual Windows 7, e também da própria internet, que era lenta e rudimentar e agora continua lenta mas ao menos é mais bonita, e nos permite acompanhar o andamento dos processos.
Também com o passar do tempo nossa lista de clientes aumentou, tivemos que contratar mais gente para nos ajudar, fomos paulatinamente alugando mais salas no prédio, e passamos a usar várias ferramentas para controle interno, atendimento a clientes, solução de bugs, e várias outras.
Eu vejo esse crescimento como um sintoma do bom trabalho, e não como um objetivo alcançado. Crescimento é bom, mas traz o risco da burocracia e da perda de foco nas intenções originais, o que infelizmente ocorre em quase todas as grandes empresas do país. Nosso objetivo é outro, e bem claro: continuar trabalhando, vendendo nossos programas e tendo orgulho deles. O orgulho que sentimos por cada programa é como aquele que o pai sente pelo filho que sai ao mundo. Cada elogio recebido de um cliente é música para nossos ouvidos, assim como uma sentença favorável o é para um advogado dedicado a sua causa.
O Memorial em 1995
De 1994 para cá, muita coisa mudou, mas na sua essência a Exotics continua a mesma, com profissionais programando para advogados, ajudando os advogados a utilizar a informática, ouvindo suas sugestões e aprimorando os programas. Mas agora, e já há algum tempo, entendemos que além do cliente, precisamos do amigo, que é quem vai continuar nos conduzindo pelo caminho do sucesso.
Este blog que você está lendo é mais uma evolução da internet, e através das mensagens que estamos postando aqui, juntamente com os comentários que eu espero que você faça, deixaremos registrado esse momento da vida de todos nós, amigos, clientes, colaboradores, que de alguma forma nos conectamos em torno da Exotics e de seus programas.
Obrigado pela atenção, e até o próximo post! Não esqueça de deixar um comentário e, se desejar, clicar para seguir este blog.